Online Marketing

Hero Conf Philadelphia: de beste productiviteitstips en tools van Brad Geddes

Dit artikel is het derde en laatste deel waarin de hoogtepunten van de afgelopen Hero Conf worden gedeeld. Een artikel waarin Brad Geddes de meeste links naar veel bronnen en tools tipt om je arbeidsproductiviteit te verhogen en tijd te besparen. En zoals beloofd ook de links naar alle overige beschikbare Hero Conf presentaties (onderaan). 

De eerste twee delen van dit drieluik vind je hier: Deel 1: technologie en deel 2: verantwoordelijkheid

Brad Geddes: Indispensable PPC Tools

Voordat Brad het over PPC specifieke tools heeft, staat hij uitgebreid stil bij de belangrijkste tool die je hebt: je agenda.
Deze staat symbool voor hoe je je tijd en prioriteiten indeelt en hier gaat vaak al snel de helft of meer van de productiviteit verloren. En dat kan zelfs de beste software niet meer compenseren, dus is het logisch om te beginnen waar de grootste winst te behalen is.

Op kantoor zijn dit namelijk de drie grootste productiviteitskillers:

  1. Meetings

  2. Managers

  3. E-mail

Jason Fried noemt de eerste twee in zijn vermakelijke en herkenbare TED talk Why work doesn’t happen at work’ dan ook de M&M’s. Deze presentatie is je vijftien minuten meer dan waard, zeker als je ‘m daarna doorstuurt naar je manager.

Waarom zijn meetings en managers dan zo dodelijk voor je productiviteit? Omdat ze je onderbreken uit de langdurige tijdsblokken (liefst 3 tot 5 uur aaneengesloten) die je nodig hebt om echt iets te creëren.
Of dit nu een presentatie, artikel, nieuwe campagne of script is, als je nooit meer dan een uur ongestoord voor jezelf hebt, zal het niet echt opschieten. En multi-tasken is ook niet de oplossing, dat verlaagt je IQ namelijk met 15 punten (je kunt het hebben, maar toch).

Managers vs ‘Makers’

Paul Graham (o.a. medeoprichter van Y Combinator) beschrijft dit fenomeen uitstekend in zijn essay ‘Maker’s Schedule, Manager’s Schedule’: managers leven hun werkdag grotendeels in blokken van een uur en voor hen is het geen probleem om elk uur iets anders te doen. ‘Makers’ daarentegen werken het liefste in halve dagen of langer.

Om ervoor te zorgen dat de ‘makers’ ook daadwerkelijk iets gedaan krijgen is de oplossing eenvoudig: managers (en klanten) laten de ‘makers’ zoveel mogelijk blokken van 4 uur met rust (tenzij er brand uitbreekt).
Tijdens die blokken kunnen managers met elkaar afspreken en de makers hun werk gedaan krijgen.

Maar zoals Peter Drucker al zei ‘There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.’ Dus het voorkomen van onnodige meetings is nog het beste.

Brad raad daarom aan strenge Meeting Rules te hanteren. Alleen al het implementeren en volgen van dergelijke regels kan vele uren tijdswinst per persoon per week opleveren. Een van de regels is bijvoorbeeld dat meetings standaard 15 (staand), 25 of 50 minuten duren (en dus niet een uur) en dat herhalende meetings zoveel mogelijk voorkomen dienen te worden.

Veel mensen zijn zowel maker als manager en dan is het een kwestie van je dag slim indelen. Dus niet zoals de eerste dag hieronder, maar zoals de tweede:

Op beide dagen heb je precies evenveel beschikbare tijd om iets te creëren, maar toch zal het iedereen meteen duidelijk zijn dat je in de ochtend van de tweede dag echt iets gedaan kunt krijgen en op de eerste dag waarschijnlijk weinig creatief werk zult verzetten.

Brad geeft ook een voorbeeld van zijn gemiddelde dagindeling. Hij zegt geen ochtendmens te zijn, maar begint toch vroeg om zo al veel gedaan te krijgen voordat anderen zijn tijd kunnen ‘claimen’:

E-mail & zoeken naar informatie

Na de M&M’s is e-mail is de grootste productiviteitskiller. Het verschil is echter dat e-mail iets is wat je jezelf aandoet, het is een vrijwillige (en mogelijk dwangmatige) afleiding.

Volgens McKinsey zijn kenniswerkers maar liefst 28 procent van hun tijd kwijt aan het lezen en beantwoorden van email en 19 procent van hun tijd aan het zoeken en verzamelen van informatie:

Zo blijft er uiteindelijk maar 39 procent van de tijd over voor ‘role-specific tasks’, met andere woorden datgene waar je voor betaald wordt.

Er zijn al bekende methodes die de tijd die je kwijt bent aan e-mail minimaliseren, zoals Inbox Zero en enkel op twee of drie vaste momenten per dag je e-mail lezen en beantwoorden. En bij voorkeur is dit niet het eerste wat je ’s ochtends doet, dan begint je dag namelijk al meteen reactief in plaats van proactief.

Als je bijvoorbeeld alleen om 11:00, 13:00 en 16:00 uur je mail leest en beantwoordt, creëer je daarmee al direct een aantal tijdsblokken waarin je in ieder geval niet door e-mail gestoord zult worden.
Sluit je e-mailprogramma of venster ook echt af buiten deze momenten, als het dringend is bellen ze wel of komen ze je aan bureau staan. Dit verlaagt ook nog eens je stressniveau.

Velen zijn wat e-mail verwerken betreft vast al bekend met de ‘Getting Things Done (GTD)’ workflow en Brad heeft dit zelfs als zijn bureaubladachtergrond ingesteld:

Door dit altijd bij de hand te houden of als achtergrond in te stellen werk je snel en effectief door je mail en andere taken heen.

Alternatief voor e-mail

Als je merkt dat een e-mail conversatie meer dan vier keer heen en weer gaat is het waarschijnlijk sneller om even te bellen.

Daarnaast hebben veel tools hebben het al geprobeerd, maar lijkt Slack tot nu toe de meest succesvolle e-mailkiller als het om communicatie binnen teams gaat. De meeste start-ups zweren erbij.

De tijd die men kwijt is aan het zoeken en verzamelen van informatie binnen je organisatie kun je aanzienlijk verminderen door het opzetten en onderhouden van een interne wiki, bijvoorbeeld met Atlassian Confluence.

Projectmanagement

Een andere no-brainer is het gebruiken van projectmanagement software. Mocht je alle projectplanning en communicatie nog via e-mail, meetings en Excel (of Google sheets) doen, dan wordt het hoog tijd om een keuze te maken uit een van de volgende tools: AsanaBasecampLeanKitMicrosoft ProjectPodioSamepage,TeamworkTrello of Wrike.


Urenregistratie

Een noodzakelijk kwaad voor de meeste dienstverleners. Zelfs als je niet per uur factureert, wil je wel zicht hebben waar ieders tijd aan besteed wordt en dit kan onder anderen met een van de volgende tools: ClickTimeHarvestTimesheets,Tsheets en Toggl.

Bestanden opslaan en delen

Zowel voor intern gebruik als voor het delen met klanten gaat dit tegenwoordig uiteraard in de cloud en kan dit onder anderen via BoxDropboxGoogle Drive enMicrosoft OneDrive.

Voor grotere bureaus en adverteerders (50+ medewerkers) kan het wenselijk zijn om projectmanagement, urenregistratie, (resource) planning en bestandsdeling in één systeem onder te brengen, zoals ClarizenMavenlink of WorkFront.

Notities

Die maak je het liefst ook in de cloud zodat je ze altijd bij je hebt, dit kan onder meer met EvernoteGoogle DocsGoogle Keep en Microsoft OneNote.

Blogs en nieuwsbrieven bijhouden

Blogs kun je het beste met Feedly bijhouden en e-mailnieuwsbrieven kun je ook in je RSS-reader (zoals Feedly) krijgen met Emails 2 RSS.

Customer Support

Maak je (technische) support productiever met een van de volgende tools: Desk,FreshdeskGrooveLiveAgentTeamSupportUserVoice of ZenDesk.

Video & web conferencing

Ook hier zijn weer vele mogelijkheden, ieder zo met hun eigen mogelijkheden en prijskaartje: Adobe ConnectJoin.meGoogle HangoutsGoToMeetingMicrosoft SkypeWebEx en Zoom.

Processen

Het uittekenen van interne processen is ook een uitstekende manier om je team productiever te maken, aangezien je hiermee voorkomt dat men steeds opnieuw het wiel uitvindt of inconsistent werk levert.

Zo deelt Brad bijvoorbeeld zijn flowchart om de beslissing te maken of je een proces moet automatiseren of niet:

Dergelijke visualisaties kun je onder anderen met GliffyLucidChartMicrosoft Visio en SmartDraw maken.

PPC Tools

Tot nu toe was dit artikel eigenlijk voor iedereen die op kantoor werkt van toepassing, maar gelukkig komen ook de liefhebbers van PPC tools aan hun trekken. Standaard tools als Excel, Editor, bid management software en de hulpmiddelen van Google en Bing zelf worden hierbij overgeslagen, de focus ligt op niche tools, die zich richten op specifieke aspecten van PPC.

Brad deelde ook onderstaande slide waaruit blijkt dat het gebruik van tools de afgelopen jaren sterk is toegenomen en logischerwijs toeneemt naarmate er meer zoekwoorden beheerd worden:

Voor serieuze adverteerders en bureaus is het aan te raden uit elke onderstaande categorie minstens een van deze tools te gebruiken om zo je productiviteit en resultaten te verbeteren. Er zijn uiteraard nog veel meer tools en voel je vooral vrij om deze als reactie te plaatsen!

Voor nog meer tools en productiviteitstips is de presentatie van Brad Geddes is hier te downloaden: Indispensable PPC Tools.

Dit artikel is het laatste artikel van de drieluik artikelen over Hero Conf Philadelphia en gepubliceerd op Emerce.