In krap 10 jaar heeft Elon Musk het voor elkaar gekregen om van Tesla een van de meest populaire automerken in de wereld te maken. Hard werken en anders denken is daarbij volgens Musk cruciaal, en daar valt van te leren. De regels die hij hanteert voor vergaderingen zijn strikt: Geen grote vergaderingen, geen herhalende afspraken én als je niets bijdraagt, “leave”.
En wat geldt voor vergaderingen, geldt des te meer voor een brainstorm. Want hoe zorg je als voorzitter van een brainstorm voor een nuttige sessie met output en adequate opvolging? Het onderstaande artikel geeft een aantal tips voor de voorbereiding, de brainstorm zelf en de opvolging hiervan.
Voorafgaand
Wie is er aanwezig
Ten eerste, bedenk wie je wilt uitnodigen. Mijn advies daarvoor sluit naadloos aan bij de regels van Elon Musk: “maximaal 6 personen per meeting”. Enerzijds genoeg personen om een goed aantal ideeën te generen maar anderzijds ook een beheersbaar aantal. Wanneer je de keuze maakt wie je wilt uitnodigen, denk dan niet alleen aan wie er met soortgelijke klanten of thema’s ervaring heeft maar nodig voor de dynamiek ook iemand uit die geen ervaring heeft op het project.
Vorm een focus groep
Ervaring leert dat het vormen van een focusgroep (of klankbord) voorafgaand aan de brainstorm een goede manier is om kwaliteit en efficiëntie in het latere proces te waarborgen. Voorafgaand kun je met deze groep het kader van de brainstorm bepalen, na afloop kunnen ideeën afkomstig uit de brainstorm worden getoetst zodat de opvolging geen vertraging oploopt.
Briefing
Stuur een aantal dagen voorafgaand aan de sessie een korte briefing naar de deelnemers. Hierin deel je het kader van de brainstorm maar ook de situatieschets en bijvoorbeeld de KPI’s.
In het geval van een creatieve brainstorm – met als doel het vormen van een creatief concept – geef dan nog wat extra tekst en uitleg, om onrealistisch uitwaaieren gedurende de sessie te voorkomen.
Tijdens
Kies een voorzitter
Wanneer men samenkomt voor een brainstorm is het voor iedereen verleidelijk om opgewonden of afgeleid te raken, te verzanden in details, etc. Laat daarom altijd iemand de brainstorm leiden, de tijd bijhouden en binnen de groep – indien nodig - opnieuw focus aan te brengen.
Breng structuur aan
De ideale brainstorm duurt een uur tot anderhalf uur. Niet zo kort dat men zich gehaast voelt, maar ook niet te lang zodat de aandacht verslapt. Daarbij is structuur aanbrengen cruciaal; geef je brainstorm een begin, midden en einde. Start met een ijsbreker: Alles dat betrekking heeft tot het onderwerp is daarbij mogelijk bijvoorbeeld ‘het slechtste idee’, woordassociaties of Pictionary.
Na een heldere instructie en neerzetten van het kader en onderwerp kan de brainstorm (echt) beginnen. Onderstaand heb ik twee werksessie omschreven, maar de workshop kan natuurlijk op allerlei manieren worden ingericht.
Post its
- Deel post-its uit en laat iedereen hier steekwoorden op zetten met betrekking tot het onderwerp;
- Verzamel de steekwoorden en cluster deze op thema (op bijvoorbeeld de muur);
- Plaats de ‘groepen’ op een impact effort matrix; waar ga je morgen mee starten en welke projecten kunnen op een langer termijn roadmap? Maar ook, wat doen we niet?
Brainwriting
Om zowel extra- als introverte collega’s ruimte te geven is de brainwriting techniek nuttig. Hierbij heeft iedereen drie minuten om drie ideeën op een vel papier op te schrijven. Zodra het tijd is, gaat het papier rond de tafel met de klok mee en je hebt dan nogmaals drie minuten om ofwel het idee uit te breiden of een gloednieuw idee toe te voegen.
Deze methode zorgt voor een breed scala aan ideeën; sommigen verschrikkelijk, andere briljant. Gebruik het laatste deel van je brainstorm om je favoriete ideeën te kiezen en eventueel verder uit te werken.
Na afloop
Neem de tijd
Hopelijk heb je nu een aantal briljante ideeën opgedaan en sta je te springen om deze te delen en/of te implementeren. Echter het is altijd aan te raden om een paar dagen de tijd te nemen om te reflecteren. Na de periode van reflectie volgt feedback; gebruik je focusgroep hierbij als klankbord.
Next steps
Ten slotte de opvolging van de brainstorm, wees hierbij zo concreet mogelijk. Enerzijds in het afbakenen en verder uitwerken van de gevormde onderwerpen, anderzijds ook qua verantwoordelijkheden. Wie wordt er eigenaar van bepaalde onderdelen en daarmee verantwoordelijk dat de actie(s) daadwerkelijk worden opgepakt?
Door een brainstorm gedegen voor te bereiden, een heldere structuur neer te zetten én de sessie van een goede opvolging te voorzien is succes gegarandeerd. Gedachten de vrije loop laten maar wel binnen een vooraf bepaald kader; een ‘strikte’ werkwijze geheel in lijn met de visie van Musk. Je kunt morgen beginnen met het verbeteren van werkprocessen, de ontwikkeling van nieuwe campagne concepten of de eerste aanzet voor jouw 2020 strategie…!
