Data Marketing

Comment gérer efficacement vos accès sur Google Analytics ?

« La personnalisation des accès sur Google Analytics permet non seulement de faciliter la tâche de l’administrateur au quotidien, mais aussi de conserver la maîtrise complète de ses données, parfois stratégiques. »

Avez-vous déjà entendu, ou pire, prononcé cette phrase ?

“Tu peux m’envoyer les accès à Google Analytics ?”

Si oui, pas de panique, vous n’êtes pas le premier. Il faut l'avouer, les bonnes pratiques en terme de gestion des accès dans Google Analytics passent souvent à la trappe. Petite ou grande organisation, annonceur ou agence, les mauvaises habitudes sont là !

Pourtant, il est évident que, en ce qui concerne les données d’une entreprise, aucune impasse ne doit être faite sur le contrôle et la sécurité. Le Règlement européen Général sur la Protection des Données (RGPD) entrant en vigueur en Mai 2018, la protection des données des internautes apparaît comme un enjeu crucial pour les entreprises.

Cet article vous livre les clés d’une gestion optimisée des utilisateurs et vient, au passage, casser quelques idées reçues.

 

Les failles d’une gestion trop laxiste

Alors, pourquoi demander qu’on nous envoie les accès à Google Analytics c’est mal ? Par “accès” on laisse entendre “login” : une adresse email et un mot de passe. C’est ainsi que plusieurs utilisateurs, parfois plusieurs dizaines, vont se connecter à Google Analytics avec le même identifiant. Généralement l’e-mail utilisé est une adresse Gmail, créée pour l’occasion, nominative ou non.

Bien que cela fonctionne, cette solution de facilité entraîne de nombreuses failles de sécurité.

Ces accès groupés brouillent les pistes quand il s’agit de consulter l’historique des modifications. Utiliser un seul login pour un groupe d’utilisateurs vous prive d’une information cruciale : qui a fait quoi et quand ?

On perd l’historique mais aussi le contrôle. Les identifiants s’envoient d’utilisateur à utilisateur, et bientôt vous ne savez plus qui a accès à vos données. Par ailleurs, même si les accès sont restreints, quiconque peut consulter au minimum toutes les données du site présentes dans les rapports standards (Audience, Comportement, Acquisition et Conversion).

Avec le temps, les login se perdent, plus personne n’a le mot de passe, la personne qui a les a créés a quitté l’entreprise et d’autres accès groupés sont à nouveau générés. C’est le bazar !


La solution : des accès propres à chaque utilisateur

Pour reprendre le contrôle, il faut en finir avec les accès groupés et privilégier les accès uniques par utilisateur.

Chaque personne utilise son adresse e-mail professionnelle pour accéder à Google Analytics, et par la même occasion, à tous les outils Google (Google Tag Manager, Google Data Studio, Google Drive…)

Première idée reçue plutôt tenace : il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse Gmail pour se connecter à Google Analytics. Seulement, l’adresse utilisée doit être liée à un compte Google pour vous permettre d’accéder aux outils Google.

Pour ‘Google-iser’ votre adresse e-mail pro, c’est ici que ça se passe : https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail

Grâce à un accès personnalisé :

  • Les utilisateurs (nom, prénom, entreprise) apparaissent dans l’historique des modifications
  • Un utilisateur peut être individuellement supprimé (agence avec qui vous ne travaillez plus, collaborateur ayant quitté la société, …)
  • L’utilisateur dispose d’un login unique pour tous ses comptes Google Analytics et Google Tag Manager.
  • Les administrateurs du compte Google Analytics retrouvent le contrôle sur l’accès à leur données, et savent qui a accès à quoi.

Un niveau d’accès personnalisé

Google Analytics vous offre la flexibilité de pouvoir gérer le niveau d’accès de chaque utilisateur.

Un compte Google Analytics est organisé en Propriétés qui elles-mêmes sont déclinées en plusieurs Vues.

 

Différents niveaux de hiérarchie de Google Analytics.

Depuis l’interface d’administration, il est possible de donner accès à tout le compte, à une des propriétés seulement ou à une vue seulement. Cela fonctionne alors en cascade : un utilisateur qui a accès à l’ensemble du compte pourra visionner toutes ses propriétés et ses vues. Un utilisateur qui n’a accès qu’à une vue ne pourra ni atteindre les  autres vues, ni les autres propriétés du compte.

Si un collaborateur travaille sur une portion du site qui n’est concernée que par une vue, il est alors possible de lui donner l’accès à la vue correspondant à son activité uniquement : il ne pourra pas consulter le reste du compte.

Deuxième idée reçue ou plutôt erreur de vocabulaire : le compte utilisateur et le compte Google Analytics sont deux notions bien distinctes.

Un compte Google Analytics est créé pour un site ou un groupe de sites et est constitué d’une ou plusieurs propriétés.

Un compte utilisateur représente un usager qui a accès au compte Google Analytics (ou à une propriété ou à une vue).

A savoir également : par défaut, un compte utilisateur peut avoir accès à plus 100 comptes Google Analytics. Amplement de quoi faire. Au besoin, si vous êtes partenaire certifié Google, la limite peut être étendue.

Panneau d’administration Google Analytics. Il est possible de gérer les accès à chaque niveau de hiérarchie du compte.

 Une fois que vous savez à quel niveau de hiérarchie vous souhaitez donner un accès, vous arrivez sur le panneau de gestion des utilisateurs. Ici vous pouvez voir le récapitulatif des accès utilisateurs, ajouter ou supprimer un utilisateur, changer le niveau de permissions d’un utilisateur.

Panneau de gestion des utilisateurs.
(1) Liste des comptes utilisateurs et niveau d’autorisation
(2) Module pour ajouter un utilisateur et choisir son niveau d’autorisation

Le choix du niveau d’autorisation va dépendre du niveau d’autonomie dont l’utilisateur a besoin.

  • ‘Lire et analyser’ est le niveau d’autorisation le plus restreint. L’utilisateur a accès à tous les rapports standards, peut manipuler les données en créant des filtres de rapport, des segments et ajouter des dimensions secondaires… Ce niveau convient bien aux utilisateurs ayant uniquement besoin de lire et exploiter les rapports, sans changement de configuration.
  • ‘Collaborer’ permet de créer des éléments personnels et de les partager avec d’autres utilisateurs. Il peut aussi collaborer sur des éléments partagés.
  • ‘Modifier’ donne la possibilité de créer de nouveaux comptes, propriétés ou vues. L’utilisateur est plus autonome : il peut créer des objectifs, des filtres de vue, des groupements de canaux…
  • ‘Gérer les utilisateurs’ est le seul niveau d’autorisation qui permet d’ajouter et de supprimer des utilisateurs. On l’appelle aussi communément le niveau “Admin”. A noter qu’il peut être affecté indépendamment de l’accès aux données (lecture des rapports).

Si vous souhaitez améliorer la gestion de vos accès à Google Analytics, nous vous recommandons fortement de limiter à quelques personnes le niveau “Admin”. Les bonnes pratiques risquent de s’oublier si chaque utilisateur peut en ajouter d’autres…

A vous de jouer pour donner à chaque utilisateur, les accès dont il a réellement besoin !

Une gestion facilitée, une sécurité retrouvée

Le management des accès est un sujet très important et doit être géré attentivement. La personnalisation des accès permet non seulement de faciliter la tâche de l’administrateur au quotidien, mais aussi de conserver la maîtrise complète de ses données, parfois stratégiques.

Pour aller plus loin, la Suite 360 (anciennement Google Analytics Premium) offre une gestion centralisée multi-comptes. Depuis la plateforme, les Admin peuvent gérer l’ensemble des accès sur tous les comptes reliés à l’organisation 360. Une solution qui peut s’avérer indispensable pour les organisations multi-sites ou multi-pays.

Vous voulez des conseils pour vous accompagner sur l’administration de vos accès sur Google Analytics ? N’hésitez pas à contacter l'équipe Web Analytics d'iProspect.