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Der Projektmanager ein wahres Allround Talent

Das Projektmanagement hat schon immer eine zentral wichtige Rolle bei der Durchführung von großen Projekten eingenommen. Auch im Online Marketing gewinnt diese Position aufgrund der immer komplexer werdenden Aufträge an Bedeutung. Bei explido»iProspect besteht seit mehreren Jahren eine stetig wachsende Projektmanagement Abteilung aus acht zertifizierten Projektmanagern, die sowohl internationale, also auch Website Relaunch und interne Projekte betreut. Heute werfen wir einen Blick in den Bereich des Website Relaunches und sehen uns die zentralen Aufgabenbereiche eines Projektmanagers in diesem Umfeld an.

Der Projektmanager als Planer & Organisator

"Unsere Hauptaufgabe ist nicht, zu erkennen, was unklar in weiter Entfernung liegt, sondern zu tun, was klar vor uns liegt." (Thomas Carlyle) Bei Website Relaunch Projekten können bis zu 8 verschiedene Abteilungen bzw. Ansprechpartner beteiligt sein, die von der Konzeption über das Design bis hin zur Technik reichen. Und hier sprechen wir zunächst nur von den explido»iProspect Teammitgliedern. Oft kommen noch externe Dienstleister und verschiedene Projektbeteiligte auf Kundenseite hinzu. Wer soll denn da noch den Überblick behalten? Hier kommt der Projektmanager und seine Liebe zu Excel Listen ins Spiel. :) Zentrale Ansprechpartner, projektübergreifende Informationen, wichtige Dateien & Dokumente werden vom Projektmanager sauber aufbereitet, zentral abgespeichert, einheitlich benannt und an die zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet.

Gleich hinter diesem Lieblingswerkzeug folgt auch schon das berühmt berüchtigte Gantt Diagramm oder auch Projektplan genannt. Sauber strukturiert, bis ins Detail geplant, auf einzelne Arbeitspakete heruntergebrochen, Abhängigkeiten hervorgehoben, Projektverantwortliche zugewiesen, mit Milestones versehen und zu guter Letzt alles mit vorgegebenen Planzahlen von Zeit und Budget bestückt. Zudem muss sich das Projektteam bei Meetings nie darum sorgen, ob ein Raum gebucht ist, in den Konferenzräumen Kaffee bereitsteht, Stifte verteilt, ausreichend Stühle vorhanden sind oder – ganz wichtig – ausreichend Süßigkeiten auf den Tischen stehen. ;) Um das Ganze noch zu toppen, können sich alle Teilnehmer sicher sein, im Nachgang ein sauber aufbereitetes Protokoll zu erhalten, sollte man während des Meeting kurzzeitig mit den Gedanken abgedriftet sein.

Das hört sich alles nach einer Menge Arbeit an – was es auch ist. Müssten die Fachabteilungen diese organisatorischen Aufgaben auch noch übernehmen, würden die eh schon knapp bemessenen Go Live Termine nicht gehalten werden können. Auch auf der Kundenseite gilt es, das Tagesgeschäft neben dem aufwendigen Website Relaunch zu bewältigen, sodass der Projektmanager eine große Entlastung darstellt.

Der Projektmanager als zentraler Ansprechpartner

„Zu Risiken und Nebenwirkungen lesen Sie die Packungsbeilage und fragen Sie Ihren Arzt oder Apotheker oder eben auch Ihren Projektmanager." Sollten Probleme oder Fragen auftauchen, ist man beim Projektmanager immer an der richtigen Stelle. Der Kunde oder auch externe Dienstleister muss sich nicht durch die verschiedenen Ansprechpartner durchtelefonieren, sondern hat einen zentralen Ansprechpartner, der ihn durch das Projekt führt. Er sammelt alle benötigten Informationen, bereitet diese auf und leitet diese an die betroffenen Personen weiter. Weiterhin entlastet er auch die internen Projektbeteiligten, indem er stellvertretend an den wöchentlichen Kundenmeetings/-telefonaten teilnimmt und Anrufe des Kunden oder Dienstleistern beantwortet. Also eine wahre Herausforderung jederzeit an jedem Ort zu sein und über alles und jeden Bescheid zu wissen.

Und auch hier sieht man wieder, wie wichtig es ist, einen zentralen Ansprechpartner zu haben, um sicherzustellen, dass Informationen aus einer Quelle kommen, abgestimmt und entsprechend aufbereitet sind. Ein nicht zu unterschätzender Punkt ist die Kommunikation in einem Projekt. Um ein allbekanntes Klischee aufzugreifen: Ein Programmierer spricht eben eine andere Sprache, als ein Mitarbeiter aus dem Marketing. Hier hilft es eine dritte Person an Bord zu haben, die in solchen Situation „übersetzt“ und vermittelt.

Der Projektmanager als Controller

„Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.“ (Peter Hobbs) Eine der wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben eines Projektmanagers ist das Controlling von Zeit, Kosten und Leistung. Oft passt dieses Dreiergespann aber nicht zusammen. Zu wenig Budget für zu hohe Anforderungen oder zu wenig Zeit, die gewünschten Leistungen in der vorgegebenen Zeit umzusetzen. An einer der Schrauben muss jedoch gedreht werden, um die entsprechenden Zielvorgaben zu erreichen. Oft ist der Go Live Termin von neuen Website Aufritten an große Messen oder andere Veranstaltungen gebunden, sodass eine Verschiebung des Termins nicht in Frage kommt. In diesem Rahmen „freut“ sich der Projektmanager schon auf das „angenehme“ Gespräch mit dem Kunden, um seine Anforderungen dem zeitlichen Rahmen anzupassen und alle Seiten zu besänftigen, um zu einem gemeinsamen Konsens zu gelangen.

Um die vereinbarten Ziele und den aktuellen Projektstand nicht aus den Augen zu verlieren, schickt der Projektmanager wöchentliche Statusberichte an alle Fachabteilungen und weist auf evtl. Abweichungen, Probleme, wichtige Deadlines, noch zu erledigende To-dos oder offene Fragen hin. Lieber schon einmal warm anziehen oder gute Argumente und Lösungsvorschläge zurechtlegen, die den Projektmanager positiv stimmen. ;)

Wie gut, dass der Statusbericht für den Kunden mit dem Projektmanager durchgesprochen wird und dieser ein wahrer Künstler darin ist Worte wie „Probleme“ und „Verzögerungen“ möglichst zu vermeiden. Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Rahmen das Thema des Qualitätsmanagements. Der Projektmanager stellt sicher, dass Dokumente sauber aufbereitet sind, Leistungen laut Anforderungskatalog umgesetzt und entsprechend getestet worden sind bevor diese an den Kunden gehen bzw. live gestellt werden. Der Projektmanager als Mentor & Motivator Eine durchaus wichtige, wenn nicht DIE wichtigste Aufgabe eines Projektmanagers ist es den Zusammenhalt des Projektteams zu stärken, als Mentor bei Konflikten zu fungieren, das Team in eine gemeinsame Richtung zu lenken und in stressigen Zeiten die Motivation aufrecht zu halten sowie eine positive Stimmung zu verbreiten. Der Projektmanager ist für sein Team da, nimmt sich Fragen und Problemstellungen an, gibt konstruktives Feedback und unterstützt in der Umsetzung der erarbeiteten Vorschläge. Was nicht heißen soll, dass auch in manchen Situationen ein klares Nein oder eine deutliche Ansage nicht schaden kann.

Kurzum: Der Projektmanager ist ein wahres Allround Talent, der sich vielen Aufgaben & Herausforderungen stellen muss und als zentral wichtige Figur in großen Projekten fungiert. Der Kunde kann sich sicher sein, dass er professionell durch das Projekt geführt wird, jederzeit einen zentralen Ansprechpartner hat, der ihn über den aktuellen Projektstand informiert, sich verlässlich um mögliche Herausforderungen kümmert und das Projekt zielführend unter Beachtung des zeitliches Rahmens und gewünschten Anforderungen umsetzt. Einem reibungslosen Projektverlauf und einer einzigartigen Webseite, die sowohl den Ansprüchen des Unternehmens, als auch seinen Kunden gerecht wird, steht somit nichts mehr im Weg.